Ich bin mir nicht ganz sicher, ob ich deine Frage richtig interpretiert bzw. verstanden habe, aber ich würde mein Glück mal mit deiner Textbaustein Software versuchen. Ich meine so was hier:
texmanager.de
Damit kannst du Textbausteine anlegen und verwalten. Zusätzlich sind in die Software verschiedene Dokumentengeneratoren integriert, mit Hilfe derer du Vorlagen, Formulare oder ganze Dokumente erstellen kannst. Dazu müsstet du deine bestehenden Textbausteine/Daten halt erst mal in die neue Software übernehmen. Das funktioniert im Normalfall über entsprechende Schnittstellen- Hängt halt auch von der Art der Datenbanken ab.
Welche Datenbanken sprichst du denn dezidiert an?